Propojení týmů
Jak důležité je mít nastavené procesy a integrované systémy pro efektivní komunikaci a k dosažení úspěchu
Začátek - vedení nového týmu
Na začátku fungovaly týmy prodeje a realizace projektů víceméně jako samostatné entity, s malým rozsahem překryvu. Každý tým měl nastaveny vlastní KPI. Komunikace mezi nimi byla převážně ústní a často se omezovala na pracovní vztahy.
Vznik problémů
Obchodníci předávali nové zákazníky svým preferovaným konzultantům, s nimiž již realizovali několik projektů a proto jim důvěřovali. To způsobovalo, že někteří konzultanti byli přetíženi prací, zatímco jiní se potýkali s nedostatkem. Konzultanti měli KPI nastaveno na fakturaci, což u některých vytvářelo frustraci z nedostatku nových projektů. Tým realizace byl nevybalancován, což mělo za následek zpoždění projektů a nespokojenost klientů. Tento stav byl neudržitelný a vyžadoval zásah.
Implementace nového procesu
Zavedením procesu napojení obchodního systému CRM na systém JIRA jsme udělali zásadní krok vpřed. Obchodní případy začaly být zpracovávány automatizovaně, dokumentace byla digitalizovaná. Co nebylo v systému, prostě neexistovalo. Jakmile byl obchodní případ úspěšně uzavřen obchodníkem, systém automaticky předal informace do týmu realizace.
Vedoucí realizace měl nyní možnost potvrdit nebo odmítnout každý nový obchodní případ, což mu umožnilo mít přehled o stavu nových obchodních případů i běžících projektech. Tento systém nejen zjednodušil procesy, zdigitalizoval výměnu informací, ale také zvýšil transparentnost mezi jednotlivými týmy.
Výhody
Díky tomuto propojení se zlepšila komunikace mezi obchodem a realizací. Oba týmy získaly jasný přehled o aktuálních projektech a pracovním zatížení jednotlivých konzultantů. Vedoucí týmů mohli lépe plánovat kapacity a rozdělovat úkoly podle aktuálních potřeb, což vedlo k efektivnějšímu využití lidských zdrojů.
Další výhodou byl rychlejší start nových projektů a snížení zpoždění předávání projektů. Díky lepší organizaci práce se projekty začaly realizovat včas, ke zvýšení spokojenosti zákazníků.